研究表明，员工每年因数字工作流程效率低下而损失超过一个月的工作时间，并下载数百个未经授权的应用程序来完成工作。

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“幽灵IT允许员工快速行动、创新并提高生产力，”他说。“这些显然是好事。但是，当它在没有围绕安全性、合规性、成本和整体意识的保护措施的情况下完成时，就会成为问题。”尽管IT领导者在提高应用治理方面取得进展，但未经授权的应用程序仍是一个问题。

根据一项新的研究，由于与员工IT挫败感相关的生产力损失以及数百个未经发现的幽灵应用程序，2024年大型企业平均损失了1.04亿美元的数字效率低下。 问题在于员工必须学习并在其间切换才能完成工作的应用程序的复杂性和数量。根据数字采用平台供应商WalkMe的研究，由于这种困境，大型企业的员工平均因IT障碍损失了36个工作日。 与此同时，研究表明，许多企业员工转向未经授权的应用程序和软件来完成工作。根据WalkMe收集的数据，虽然大型企业平均认为它使用37个应用程序，但员工实际上使用了625个应用程序，其中包括超过170个AI应用程序。这种转向影子IT导致了几个问题，包括企业应用程序的未充分利用。

WalkMe的CIO Uzi Dvir表示，在许多情况下，企业对员工下载的应用程序知之甚少，尤其是在近年来许多员工开始在家工作之后。

他说：“注册新应用程序变得非常容易，尤其是在远程工作时。过去十年发生的一切，导致了数百个应用程序。” 他说，在许多情况下，员工下载新应用程序是因为批准的软件难以使用或不具备完成工作所需的功能。应用程序或工作流程的更改也可能促使员工寻找解决方法，包括可能帮助他们导航新流程的AI工具。

Dvir说，当企业引入新应用程序或流程时，反应可能是，“天哪——现在我需要用新流程重新开始。”“他们会找到一种方法来克服真正需要的。”

一、迫切寻求解决方法

WalkMe对研究结果感兴趣——其数字采用平台旨在减少数字效率低下——但几位IT领导者表示，该研究对员工因IT挫败感而损失36个工作日以及大型企业中使用近600个未经授权的应用程序的预测似乎是现实的。 IT顾问兼德勤前董事Erik Gfesser表示，当他与企业接触时，他看到他们运行数百个未经授权的应用程序和软件库。

他说，影子IT会产生几个问题，包括软件许可违规和安全漏洞。他建议组织建立治理，为批准的软件使用提供指导方针。

然而，Gfesser补充说，一些组织过于严格。“我也在一些公司看到了过于僵化的治理，员工觉得他们无法完成工作，因为他们无法使用特定的软件，”他说。“在这些情况下，重要的是员工要感受到企业架构师的倾听，了解他们认为需要哪些软件。” 他建议，在组织内竞争软件产品的功能重叠的情况下，IT领导者应考虑替代方案和用户培训。

在查看移动应用程序时，企业移动和物联网解决方案提供商SOTI发现了与WalkMe研究类似的问题。根据2023年SOTI的研究，90%的企业无法完全了解其设备端点，另一份白皮书发现，即使每次轮班只有一个不良的移动应用程序或连接中断，也可能导致每位员工损失100分钟的生产力。 SOTI的产品战略高级副总裁Shash Anand表示，每年损失36个工作日的员工生产力可能还是保守的。 Anand补充说：“员工在使用缓慢、过时或性能不佳的IT系统时，自然会寻找解决方法——通常会转向未经批准的应用程序或个人设备来完成工作。但这会产生更多问题——安全风险、数据孤岛以及缺乏标准化，这使得IT支持成为一场噩梦。”

二、企业取得进展

其他IT领导者对WalkMe的数据不太信服。云可观测性平台提供商Chronosphere的现场CTO Bill Hineline表示，几十年前数百个未经授权的应用程序并不令人惊讶，但从那时起，CIO们在其组织中与业务领导者进行了更具战略性的接触。 但他补充说，使用未经授权的应用程序仍然是许多组织的问题。“根据我的经验，幽灵IT、对IT系统的挫败感以及未经授权的应用程序通常紧密相连，”他说。“你从用户挫败感开始，这种挫败感源于支持问题、可靠性问题或技术组织未解决的功能差距。” Hineline说，当这些问题存在时，业务团队通常会寻找自己的IT解决方案。“对业务团队、幽灵IT团队或中央技术组织来说，这很少有好结果，”他补充说。

企业协作解决方案提供商Appfire的CTO Ed Frederici补充说，虽然幽灵或影子IT存在，但企业中授权应用程序的数量可能更接近60个，而不是600个。 他补充说，幽灵IT是否是一个严重的问题是一个微妙的问题。当业务运营没有像他们希望的那样快速进行时，幽灵IT通常可以作为员工挫败感的出口，在这种情况下，它是“负责任的幽灵IT”，他补充说。 “幽灵IT允许员工快速行动、创新并提高生产力，”他说。“这些显然是好事。但是，当它在没有围绕安全性、合规性、成本和整体意识的保护措施的情况下完成时，就会成为问题。”

Frederici说，组织应为员工提供简单、可操作且易于导航的指导方针，并允许他们尝试一些幽灵IT。 “员工使用幽灵IT来填补他们拥有的工具集中的功能或特性差距，”他说。“当缺少关键功能并且他们需要它时，他们会创建它。这不是问题。问题始于不受管理的幽灵IT。”

【睿观：本项研究强调了IT效率低下给企业带来的巨大成本，并揭示了影子IT在员工寻求解决工作流程挑战时的普遍性。尽管IT领导者在提高应用治理方面取得了进展，但未经授权的应用程序仍然是一个普遍存在的问题。为了平衡员工的生产力和安全风险，企业应采取以下措施：

• 了解员工的挫败感：

• 积极寻求员工关于IT系统和流程的反馈。

• 识别导致员工寻求替代解决方案的功能差距或可用性问题。

• 实施灵活的IT治理：

• 制定明确的指导方针，说明批准的软件使用情况。

• 允许在受控环境下进行实验，以识别可能对组织有益的新工具。

• 在安全、合规和成本方面建立适当的保护措施。

• 提供适当的培训和支持：

• 确保员工接受充分的培训，能够有效地使用批准的应用程序。

• 提供及时的支持，解决员工在使用IT系统时遇到的问题。

• 监控和评估：

• 定期监控应用程序的使用情况，以识别未经授权的软件。

• 评估影子IT的潜在风险和好处，并根据需要调整策略。

通过采取这些措施，企业可以减少IT效率低下造成的损失，同时保持对IT环境的控制。】