CIO的虚拟办公室-福建信息主管（CIO）网

CIO的虚拟办公室

作者：IT经理世界来源：searchcio.techtarget.com.cn 发布时间：2006年12月27日点击数：

　　创新性IT 应用就是CIO对业务需求细心观察而萌发和驱动的
　　创新性IT 应用就是CIO对业务需求细心观察而萌发和驱动的。
　　2005年8月的一天，诺和诺德(中国)制药公司济南区域的医药代表王颖正在家中忙着写工作报告，她花了差不多一个上午，眼看着报告就要完成，就在还没来得及保存文档之际，电脑突然断电了。当时，她沮丧之极，郁闷地打电话告诉她的主管今天的工作白做了，并请求主管再给她一些时间，来完成这份重要的工作报告。然而，让她惊喜的是，当她再次接通电源、联通互联网、登录到公司的系统后，她发现自己所写的工作报告都在，甚至光标还停留在停电前的状态。原来，王颖是在公司新近推广的虚拟办公系统上工作，她所写的文档实际都在公司远程的服务器上，并没有保存在她家里的电脑上，即使自己的电脑出现故障，也不会影响此前在服务器中的任何操作。这件事对她的触动很大，后来她做很多工作，包括写报告、发电子邮件都愿意在公司提供的虚拟办公系统上完成。
　　曹光正：如果大家不用已搭好的应用系统，IT投资将不能得到回报，这也是一种投资浪费
　　虚拟办公系统是2005年诺和诺德(中国)的IT部门给公司没有配备笔记本电脑用户的一个创新性IT应用。说它创新，是因为还没有任何一家制药公司在中国通过虚拟计算机的方式，为超过400名分布在全国各地的员工提供企业信息和应用，并通过共享计算机桌面的方式，使每位使用虚拟办公系统的员工，无论在什么地方就如同在办公室一样，可以方便安全地使用所有符合权限的信息资源。
　　2006年10月初，当诺和诺德中国公司高级IT经理曹光正在丹麦总部对着来自全球各分支机构的CIO讲解中国广泛使用的“虚拟办公室-Virtual Office”对业务的改变和影响时，包括美国、英国、德国在内的同事对这个创新都很感兴趣，“你们居然可以做得这么好，应用得这么好!能帮助数百名员工在没有公司配备的笔记本电脑、不经常坐办公室的情况下，与公司保持紧密联动，实现了‘虚拟办公室’的目标。”
　　创新的动力
　　如今，当诺和诺德的员工在家中通过互联网登录公司的虚拟办公系统时，自己的电脑仿佛正在重新启动，原有电脑桌面上的所有内容会被新的内容代替，所能看到的我的文档、浏览器、邮件系统、网上邻居及其他应用系统图标其实已经是虚拟的，它们真实地存储位置都在公司远程的服务器端。他们随即可以访问公司的内部网，使用内部邮件系统、在线培训、在线调查以及所有被授权的应用系统，如机票预定、会议室预定、医学检索、VAT支付管理、电子合同管理、电子报销系统等，他们甚至可以方便地下载网上邻居里的各种安装盘。
　　现在，诺和诺德在中国超过500名员工，他们和王颖一样坚持使用公司的虚拟办公系统。每天，访问虚拟办公系统的人数超过300名。按照诺和诺德中国公司的计算，因采用虚拟办公系统而节省了至少500万元人民币的软硬件投入;同时还使得其内部系统的应用更加广泛和深入，一线员工和办公室员工一样能分享公司的信息和资源。预计在未来3年内，虚拟办公室至少还会给其节省至少1000万元人民币的IT投入。此外，从长远看，这也加强了诺和诺德IT部署的灵活性，在信息安全性方面的贡献也将更大。
　　对于这一创新应用，曹光正颇为满意，“像虚拟办公系统这样的IT创新应用我们有很多，关键是如何结合业务需要进行应用创新，并坚持将创新应用通过变革管理，在企业中真正应用起来。”
　　诺和诺德是世界糖尿病治疗领域的领先者，但他们在中国的管理受到本地环境的很多限制。对此，已在诺和诺德工作了6年多的曹光正深有感触。他所领导的IT团队近几年主持开发了很多IT应用系统，比如内部网(企业内部信息门户)、医学检索、电子合同管理等系统。这些IT系统对于提高工作效率、降低成本都有很大好处，但是和其他制药企业一样，诺和诺德的雇员中比例最大的是医药代表(占半数以上)，而医药代表80%以上习惯于在家办公，这就意味着医药代表无法方便地使用公司的众多IT资源和应用。
　　在使用“虚拟办公系统”之前，出于信息安全的考虑，诺和诺德中国公司除了拥有公司电脑的销售主管和经理之外，那些没有公司电脑的医药代表居然无法使用公司统一的电子邮箱。为了沟通和交流方便，他们不得不在名片上印上五花八门的email地址。
　　梁兵是诺和诺德中国公司济南区域的销售经理。在虚拟办公系统之前，她给下属转发公司的重要通知邮件时，经常要逐一写上每位医药代表的邮件地址。另外，有些重要邮件，由于附件大或其他原因，总是出现邮件未送达的现象，她不得不再给每人打电话确认邮件是否收到，十分麻烦。医药代表也只有去办公室时，借用销售主管的电脑才能够看看公司内部网发布了什么重要信息。
　　以前，诺和诺德总部发的网上调查问卷，中国公司只有北京办公室的员工可以通过网络填写，外地员工由于不能接入公司内网，人力资源部只能打印出数百份问卷，分别寄给每位销售区域主管，然后再由他们将问卷下发、回收、寄回，最后人力资源部再组织大量人员进行录入、统计。原本一个简单的调查工作变得非常繁琐不堪。在这种情况下，诺和诺德的很多政策没有办法及时上传下达，医药代表手中大量的一线信息也无法及时上传总部，总部大量可供销售员使用的资源也荒废了。
　　诺和诺德也一直希望解决这些困扰他们已久的问题，如给每位医药代表配备笔记本电脑，这样至少可以统一邮件系统。但是在中国医药代表流动率每年高达25%的现状下，给医药代表配备笔记本电脑，意味着巨大的成本风险。虽然诺和诺德给每位医药代表都配备了掌上电脑，用于客户关系管理，但掌上电脑存储空间有限，网速也十分有限。
　　为什么不建立“虚拟办公室”，让所有互联网终端都能在安全的前提下，成为企业的应用终端?这一直是曹光正心中的理想。2004年11月，曹光正在欧洲和总部的同事讨论起在家办公的可能性和安全性时，总部同事向他展示了在微软的架构中，使用基于互联网的桌面共享和虚拟办公技术。这立即引起了曹光正极大的兴趣，他在最短时间里，说服诺和诺德中国公司管理层投资这一项目，彻底解决了在家办公的员工的应用瓶颈。
　更彻底的应用
　　现在，梁兵给下属转发重要邮件变得非常简单，只要统一发给济南组的医药代表就可以了。诺和诺德的IT团队在虚拟办公室中为所有员工创建了统一的电子信箱，同时按照组织关系建立了相应的邮件组。“我们现在至少每两天会使用一次虚拟办公系统，不仅因为方便，更重要的是我觉得跟公司所有的部门都很近。”梁兵说。
　　由于实现了全部员工真正的网上办公，诺和诺德大量的企业办公流程得到简化或优化。目前，员工申请休假均通过网上提交、审批，纸质申请单已被取消;大量的内部培训开始转移至网上。过去，由于诺和诺德每个员工必须参加的商业道德培训，公司只好把所有人召集到培训室，发材料学习、考试;现在，网上培训不仅完全可以达到效果，由于它不受时间、地域的限制，还可以快速得到考试分数，上司可以很快就得知员工的培训结果。
　　诺和诺德的医学信息组主要是给销售人员提供专业信息(医疗领域最前沿的信息、最新的研究报告)的部门，原来销售员们是打电话要资料，医学信息组经常忙得一团乱，这已经一去不复返。如今，销售员通过网络提交查询请求，只要注明信息种类，就可以按权限共享医学信息组提供的专业信息。
　　此外，各个事业部纷纷在网上推出了市场信息介绍、销售数据查询、项目介绍等资讯，极大地方便了一线员工获取信息。诺和诺德的每个业务部门还可以根据本部门想法，设计网上调查问卷。便捷的调查方式不仅能够得到绝大多数员工的反馈，而且几乎在调查的同时统计结果就可以得出，大大提高了管理和支持部门的运作效率。
　　同所有IT项目的推广一样，虚拟办公室这一创新性应用在推广中也遭遇到了阻力。为了提高项目可行性、规避风险，曹光正在推广策略上下足了功夫。
　　在2005年项目启动之初，曹光正就做了周密的考虑。他先在5月做了一个非常详细的调研报告，确认了医药代表中有多少人没有家用电脑、多少人没有宽带。结果他得到一个惊喜的结果——95%~98%的员工都有电脑，85%以上都能在家宽带上网，甚至是拉萨区域的销售代表。这给了曹光正很大的信心。
　　此后，曹光正在销售团队选了50位一线员工，做了2个月的试运行，再收集反馈和意见。7月，他开始组织一线员工和在家办公的员工进行培训;8月，系统正式运行。最初，虚拟办公室的使用量并不高，大家对工作习惯的改变并不适应。此外，由于销售团队之间的竞争很激烈，每位主管更愿意看新的客户信息、实际销售额，利用虚拟办公的热情并不高。随后，诺和诺德的IT团队在曹光正的带领下，又进行了大量推动工作，如从经常使用虚拟办公室的员工中选出一部分人，让他们在销售季度会上给所有的医药代表宣讲使用心得。
　　在诺和诺德中国，每有新的IT项目推出，曹光正都会带领团队主动发现使用中的问题，并在第一时间解决，还会持续督促和监控系统的使用情况，并及时与用户保持沟通，从而使得系统能够尽快在全公司用起来。“如果大家不用已搭好的应用系统，IT投资将不能得到回报，这也是一种投资浪费。”
　　随着各方面条件的成熟，诺和诺德中国的一线经理和员工逐渐发现，公司很多新出台的政策通过网络能及时了解到，销售信息也能够在网上查询到，于是，使用虚拟办公室的人逐渐多起来。“我们做过统计，每天晚上七八点后到10点，是虚拟办公系统使用的高峰时间，这说明大部分销售员都已经养成晚上回家后利用公司信息资源的习惯三依中文网 www.3eeezw.com 三依。”对此，曹光正非常欣慰。

上一篇：CIO应以IT商务利益为中心考虑问题

下一篇：让实施项目带来回报 CIO教你六招避险