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CIO架起信息化与业务部门间的彩虹桥
作者:刘淼 来源:e-works 发布时间:2008年12月16日 点击数:
编者按:位于广东东莞市的广东生益科技股份有限公司(简称生益科技)成立于85年,主要从事电子信息产业,是中国最大的覆铜板生产基地。在过去的十年里,公司的产值、利润、税收、出口创汇均列中国同行业第一。目前公司生产的产品已成功应用到“神州五号”和“神州六号”中。根据总部在美国的国际著名调研机构PRISMARK的排名统计,目前生益科技在全球同行业排名第五。面对庞大的集团型企业CIO又该如何做好流程管理呢?e-works带着这样的疑问专访了该公司CIO周嘉林。

(以下采访周嘉林简称周)

e-works:您认为CIO是否应该关注业务流程?请阐述您的理由。
周:应该关注。现在企业上ERP、协同管理平台后,企业的核心业务全部进入到信息系统中,它的更改和完善全部都要通过信息系统来完成。


e-works:您觉得企业是否有必要单独设立业务流程部门以及CPO(首席流程官)职务?还是应该将其与信息中心整合?
周:单独设立CPO职位会涉及三方面的问题:其一成本问题。企业单独设立很可能就是瞎子点灯——白废蜡,不仅提高了企业成本还起不到实质性地作用。其二资源分配问题。一般情况下,CIO可以直接调动资源为业务部门协调,如果再专门设立一个CP0,那么企业资源在调配上就会出现问题。其三关系处理问题。CI0与CPO如何处理两者之间的关系?CPO是凌驾于CIO之上还是两者平级,如果是平级还需要再加一个高层来统一监管和协调,如若没处理好关系还有可能会出现矛盾。鉴于以上三点我认为单独设立CPO不妥。
相比较而言我更倾向于整合。因为现代企业的主要业务流程是在信息系统中进行控制,所以需要的是一个既要懂信息化又熟悉企业流程的人,而不仅仅是设立一个岗位就能够满足。无论是流程的设立还是流程的更改都要依赖于CIO来组织完成,业务部门不能任意调整、删改。


e-works:您认为CIO在业务流程管理中起着一个什么样的作用?扮演一个什么样的角色?您认为企业业务流程管理与信息化之间的关系如何?CIO如何能在业务流程管理中发挥作用?
周:CIO的作用主要体现在两方面的作用:
一、建立整体流程体系,协调业务、信息和研发。
二、流程修改,要实行严格把关。比如最近我们公司增加了组织架构后业务流程的走向发生了改变,这就需要CIO对每一步骤和环节严格把关。
在整个业务流程管理中,CIO最重要的就是要做好各个业务部门的协调工作。信息化和业务流程管理两者是相辅相成的关系。有了信息系统后,信息系统就成了企业运作的平台,所有的业务流程都通过该系统呈现,信息化就成了业务流程管理的辅助工具。


e-works:您认为CIO是否应该关注企业的所有流程?如否,您认为CIO应该关注哪些业务流程?CIO负责业务流程管理职责的难点有哪些?
周:CIO应该主要关注主要流程,这里分为三类:①业务部门内部的流程;②公司内部跨部门的流程;③跨公司的流程(针对集团化企业)其中后两点是我在业务流程上的关注点,因为这两点关系着整个公司的大局。CIO要做的就是把握流程的关键点、关注大局。
CIO职责的难点在于:一合理流程的设计。二推动业务部门运用信息手段优化已有的流程。其实,对于业务流程变革IT技术并不是难点,难点还是在管理上。如何让各个业务部门能够协调运行,这需要更多运用管理方式。例如,曾经我们的销售部门收到了客户的订单邮件,就直接把订单转给了计划部门,计划部门要根据成品库存、原材料库存、设备产能等因素进行订单评审,在此基础上才能确认这张订单的交货期,过去靠电话联系,必要时计划员还得到现场找人了解情况,如此做来效率低,很难满足客户的需求,尤其是在市场竞争剧烈的今天,稍一迟疑,订单就成别人的了。这样的流程已严重阻碍企业发展,必须变革。为此,我们开发了“客户订单评审系统”,销售部门接到客户订单后,即输入到订单评审系统中,相关部门在评审系统中可以反复修改、确认,最后确认的订单自动传入ERP系统形成生产计划。这样优化流程的好处就是可以提高工作效率,提升企业的竞争力,把企业的风险降到最小化。在此过程中,由于责任的转移,免不了遇到个别部门的阻力,通过沟通协调,甚至行政手段,使优化的流程最终得以贯彻落实。


e-works:目前,贵企业是哪个部门推动业务流程的优化与重组?是如何推动的?优化与重组您更倾向于选择这两者中的哪一种?
周:我认为不是哪一个或者某一个部门推动流程而是要让需求推动流程变革。由业务部门提出需求,再根据上报的需求我们再进行相应的调整。
对于优化和重组我们更倾向于优化。因为优化是在原有的流程基础上有明确目标地进行调整和固化。而重组的方式稍显激进,是把原来的流程全部打乱重来,这样做企业风险会较高。但是不管是优化还是重组要围绕的核心是业务需求,只有围绕需求在做,才不会盲目。
在成功的优化和重组方面主要体现的是“一把手”工程。只有一把手重视,自上而下加强执行力度,流程的优化或者是重组才能顺利实施,反之亦然。


e-works:CIO应该如何对业务流程进行控制和监管?
周:我认为首先就应该建立一个流程管理机制,比如我们企业的流程机制设置就是先由业务人员提出观点和想法,再由业务部门主管提出需求上报,由相关的高层及本人审核,最后报给信息部门开发实现。为什么如此呢?因为每个部门提出信息化需求时都只是站在自身业务流程的角度思考,希望自己的责任最小化、风险最小化、利益是最大化,如若都这样,流程就无法持续、有效地开展。所以CIO对业务流程的监管应该站在企业全局的高度来协调风险、合理分配资源、综合评估绩效。

e-works:您认为CIO的未来发展趋势是否要纳入业务流程管理的职能?
周:很有必要纳入业务流程管理职能,在企业信息化应用不断深化的未来是一个不可回避的趋势。


后记:CIO对于业务流程更多扮演的是一个管理者的角色而绝非所谓的网管或者技术者,这与业务部门的成熟度密不可分。CIO需要协调各个业务部门的利益、风险、矛盾,使业务在信息化平台上持续有效施展,就好像是在信息化和业务部门间架起了七彩桥,让两者达到和谐。