学习如何在资源有限的情况下最大化效率。

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如今，运行一个高性能的IT部门，仅仅维持基本运营是远远不够的。在资源有限、客户期望值高以及新技术迅速涌现的背景下，IT领导者被要求用更少的资源实现更大的影响。这意味着要刻意选择在哪些方面聚焦，哪些方面有所取舍。

随着时间的推移，我逐渐依赖四个核心杠杆，它们始终如一地帮助我的团队在资源有限的情况下实现更好的成果：消除浪费、简化工作流程、标准化运营模式、有目的地应用自动化。这些举措共同使我能够扩展能力、提升IT服务，并且在不超出人员和预算限制的情况下，与业务目标保持一致。

一、消除浪费从询问不再有帮助的事物开始

在试图释放资源时，我会关注的一个方面就是浪费。虽然浪费并不总是容易被发现，但一旦开始深入挖掘，就会发现许多工具、流程和项目仍在消耗努力，却没有带来所需的成果。

• 软件许可是一个常见的入手点。许多应用程序采用订阅模式，因此很容易失去对正在使用的软件的跟踪。常见的情况是，尽管某些软件不再在运营中发挥积极作用，但仍在为其付费。通过准确的使用数据重新评估工具集，通常会发现节省下来的费用可以更有效地重新分配。

• 闲置或未充分利用的基础设施是另一个经常出现的问题。这可能包括物理服务器、基于云的资源或网络资产，它们是为以前的需求而配置的，但之后一直运行着。如果不定期审查，这些资产会在几乎没有运营价值的情况下默默产生持续成本。

• 定制解决方案和内部集成也是值得审查的领域。有时它们是为了快速解决特定问题而构建的，但随着时间的推移，它们可能会复制新平台中的功能，或者变得难以维护。除非这些集成提供了独特的价值，否则它们可能会成为负担而非益处。

• 我们还发现，退一步审视那些消耗资源但不再与组织战略方向一致的项目是重要的。项目很容易超出其相关性。然而，继续进行不再符合当前业务目标的工作会分散对真正符合业务目标的举措的注意力。对每个项目与更广泛目标的一致性进行清晰的重新评估有助于确保资源被引导到能产生最大影响的地方。

• 我们已经养成了一种习惯，即重新审视供应商协议、服务合同和内部开发工具。在这样做的过程中，我们发现有些系统仅仅因为惯性而被维护。用清晰的价值观重新评估这些领域，帮助我们把精力集中在最重要的事情上。

解决浪费需要一个清晰且有纪律的流程。与其仅仅依赖全面的运营审查，组织可以将持续审查的习惯作为日常运营的一部分，将评估嵌入团队与工具、平台、工作流程和支持结构互动的方式中。这种方法有助于发现使用与意图不匹配，或成本超过价值的情况。然后每个项目根据其与业务目标、安全需求和集成要求的相关性进行评估。

有了这种持续的洞察力，关于哪些项目要退役、整合或再投资的决策变得更加直接。虽然仍然需要定期的深入审查，但根深蒂固的运营审查习惯使这些审查变得更容易、更快，并且更有影响力。目标不仅仅是削减成本，而是将努力和投资重新聚焦在能创造最多价值的地方。

Gartner的战略性IT成本优化框架强调了一种超越单纯削减开支的积极方法，它倡导在成本通过合同承诺之前就消除或减少成本。

二、简化工作流程为更好的交付腾出空间

曾经有一段时间，我们为我们详尽的流程文档感到自豪。它涵盖了每一个边缘情况、例外和细节。但随着时间的推移，变得明显的是，大多数人并没有遵循它，甚至没有阅读它。这种文档虽然全面，但在大多数情况下，它太复杂而无法实际应用。团队经常会绕过它，转而依赖口头捷径或假设。这带来了后果：错误、不一致的交付以及花时间澄清本应显而易见的步骤。

这促使我们改变了方法。我建议制定关键流程的一页摘要，只关注人们有效完成任务所需的基本信息。这些简短的文件概述了必要的步骤，突出显示了所有权并明确了决策点。这标志着从一种打勾式的做法转变为关注清晰度和实际价值的方法。结果呢？人们使用它们。团队更快地对齐，升级的问题更少，我们花在重新解释基础知识上的时间也大大减少。这些单页指南成为了我们的参考点、入职工具和日常伴侣，这种方法通过减少摩擦而非走捷径，用更少的资源实现了更多的成果。

这种转变也帮助我们仔细审视了我们流程中真正必要的内容。当你试图将一个工作流程浓缩成一页时，你就不得不面对是否每一步都值得保留的问题。我们发现多个遗留步骤在没有明确理由的情况下留存了下来。简化后，这些流程运行得更快，瓶颈更少，责任更明确。最初作为一个文档练习开始，这成为了自己的一个变革杠杆。

我们通过简化审批流程、取消不必要的检查点以及引入共享的实时仪表板来跟进，这些举措消除了重复报告的需求。这些变革使我们的流程变得更加轻便易行，团队也因此更加自信和独立。

这从来不是为了削弱治理，而是为了让它切实可行。当团队无需翻阅繁杂的规则页面就能遵循流程时，他们更有可能坚持执行。

在医疗保健领域，发表于《SpringerBriefs in Health Care Management and Economics》的一项研究探讨了工作简化作为改进流程的方法。研究展示了一个案例，通过系统分析，将流程中的步骤从8个减少到3个，从而显著提高了效率。

三、标准化运营模式构建稳定性和可扩展性

一致性被低估了。当每个团队都按自己的方式、工具、术语和节奏工作时，协调、支持和扩展就变得更加困难。因此，标准化我们的运营模式是将效率融入工作方式的最有效方法之一。

本质上，一个良好标准化的模型作为基础，能够使团队更快地行动，减少失误。它减少了决策所需的开销，明确了期望，并使交付能够扩展而不增加新的管理层级。在资源紧张的情况下，拥有一个共享的方法可以让我们从每一小时的工作和每一个在用的系统中获得更多价值。

我们注重的是建立一致性，而非僵化。这意味着就如何跟踪工作、管理事件以及跨团队沟通达成一致。通过数字化手册记录和分享我们的模型，节省了时间，减少了错误，也让我们在每个活动上投入的精力大幅减少，不必从头开始重复发明基本流程。

这种清晰度还能减少重复工作。当人们知道使用哪些工具、期望哪些实践以及如何支持服务时，就不会浪费时间去寻找替代方案或从零开始构建。在资源受限的环境中，这种清晰度至关重要。

我们还统一了团队的工作节奏，将应用程序、基础设施、项目、治理和运营团队带入一个共享的节奏中。这有助于避免延误，减少交接点的摩擦，使跨职能规划更加容易。累积效应是实实在在的：减少意外，加快交付速度，增强协作。

此外，六西格玛（六西格玛是一种管理和质量改进方法，旨在通过减少流程变异、提升质量来实现卓越运营）提供了关于流程标准化如何通过减少变异、提高质量和实现跨团队一致交付来支持卓越运营的详细概述。他们的洞察强化了一个稳定、可重复的运营模式是规模化和效率的关键推动因素。

四、战略性地自动化流程

自动化可以是一个强大的工具，但我已学会不要把它当作万能解决方案。早期对复杂工作流程全面自动化的承诺往往引入了比消除更多的复杂性。更有成效的做法是有意的、逐步的方法。

与其自动化整个流程，专注于疏通关键瓶颈已被证明是一种有效的方式，可以用最少的努力推动有意义的变革。

自动化最实际的好处之一是它对业务成本结构的影响。通过数字化重复流程，我们减少了对人工监督的依赖，提高了交付的一致性。这些变革有助于减少加班时间、提高响应速度和降低错误率，最终转化为每笔交易或互动的更低成本。

我们还探索了人工智能和机器学习如何帮助简化特定工作流程，特别是在决策往往耗费资源或容易延误的领域。这包括基础设施容量规划等领域，预测模型可能有助于预测需求或提前标记问题。尽管我们仍在评估这些工具的早期阶段，但我们看到了它们的潜力，可以将员工的时间从被动的问题解决转移到更具战略性的举措上。在预算紧张或资源受限的情况下，这可能特别有价值，因为它可能让我们在不增加员工人数的情况下维持服务质量。

流程自动化和人工智能还有助于标准化决策。现在我们的系统会提出建议并触发正确的行动，而不是依赖个人去记住例外情况或发现趋势。这意味着更快的周转时间和为内部和外部用户更一致的体验。

在许多情况下，部分自动化更为可持续。它帮助团队将精力集中在最需要的地方，而不会让我们被前期配置或后续维护所淹没。

我们还了解到，当自动化努力是跨职能的时候，效果最好。从一开始就让执行工作的人员、开发人员、运营人员和业务用户参与进来，有助于确保我们解决真正的问题，而不仅仅是为了自动化而自动化任务。

对于那些希望了解更广泛的组织影响的人来说，德勤2022年关于智能自动化的调查提供了明确的证据，表明战略性地使用自动化可以显著降低运营成本并提高生产力。他们的研究结果强调了那些大规模使用智能自动化的组织在服务质量和劳动力能力方面都取得了可衡量的进步。

五、小杠杆带来有意义的结果

用更少的资源做更多的事情不是关于英雄式的努力。而是关于知道在哪里聚焦。我强调这四个杠杆——消除浪费、简化工作流程、标准化交付和有目的的自动化——是为了让它们嵌入到IT团队的工作方式中。它们帮助我们保持灵活，减少摩擦，并跟上业务的步伐。

你不需要全面的转型来开始。小的、专注的变革，特别是当它们成为习惯时，可以建立改变团队交付方式所需的势头。

如果我从这段旅程中学到了一件事，那就是纪律胜过颠覆。建立一个随着时间改进的系统，你会发现用更少的资源做更多的事情成为设计的问题，而不是运气。

作者：Ayman Essmat（艾曼·埃斯马特）

Ayman Essmat（艾曼·埃斯马特）是一位经验丰富的IT领导者，目前担任Eurobodalla Shire Council的首席信息官，在公共和私营部门的企业技术领域拥有近30年的经验。他的职业生涯涵盖了技术、运营和行政职务，在将IT战略与业务目标对齐、推动数据驱动决策以及在复杂、受监管的环境中加强网络安全和治理方面具有专长。Ayman（艾曼）在中东和北非开始了他的IT职业生涯，在澳大利亚晋升到领导职务之前，他构建了深厚的技术基础。他曾在政府、医疗保健、电信和石油天然气等多个行业中引领大规模的文化和组织变革项目。他拥有金融科技硕士学位，并通过与全球专业社区的积极参与，持续更新对新兴技术和企业战略的见解。作为作者和首席信息官，Ayman致力于构建安全、适应性强且高性能的IT组织，以实现持续价值、韧性和创新。

译者：小知

睿观：

在资源有限、期望值高的背景下，IT领导者要用更少资源实现更大影响，需依赖四大核心杠杆（核心理念）。具体包括：通过持续审查消除浪费（如闲置许可与设施）；通过创建“单页摘要”等方式简化工作流程；通过统一工具、节奏和实践来标准化运营模式以提升一致性；以及有目的地自动化关键瓶颈而非全部流程（四大杠T杆）。将这些原则内化为团队的日常习惯，而非追求颠覆性变革，方能构建一个可持续的高效运营体系，将“少花钱多办事”变为一种可设计的能力（结论与路径）。

金句提炼：

用更少资源做更多事，秘诀并非英雄式的努力，而是将“纪律”注入系统，让效率成为精心设计的结果，而非偶然的运气。