步骤如下：

　　1.思考这次会议是否真的需要召开，并考虑该会议所要解决的问题是否能被个人单独解决或者通过召开电话会议的方式解决？

　　2.确定哪些人需要参加该会议。尽量控制该会议的规模，不要变得规模庞大而臃肿。建议参加会议的人们各行其政，不要插手与之不相关的其它事务，这样能使得会议讨论更具有针对性。

　　3.明确会议开始和结束的时间。

　　4.准备一份会议议程表。说明会议的目的，如果会议有多项目标，需要明确其中哪一项是核心目标。

　　5.将会议议程表事先发给每一个参会者，使他们都能有所准备。

　　6. 收集会议用资料，包括表格、印刷稿件和幻灯片等。

　　7.不论是否所有人都已经出席，严格遵守既定时间开会。避免花费大量时间为迟到者重复说明情况。

　　8.会议开始应该开宗明义，直接切人主题，在展开具体话题前指出要点。

　　9.为每一项会议议程合理分配时间。给各项讨论留足时间，但要避免偏题、冗长和重复的讨论。请一个计时员控制时间。

　　10.如果讨论超时，而该项讨论又确有必要，则留在会后再讨论，不要因此而影响其它议程的按时进行。

　　11.做好会议记录，使得会后能回溯起每位参会者得发言和观点。

　　注意点：

　　在午餐前，下班前，或者其它会议开始前作好会议计划，合理安排，避免超时。

　　专家提供的注意点：

　　Karen R的观点：保持会议的积极性：

　　会议开始前留5分钟时间供与会者互相认识，展示一下各人的业绩和特点，这有利于大家增进交流、努力合作完成工作。

　　Bob P的观点：调动您的听众

　　要使得您的参会者始终集中注意力。注意在会议进行过程中穿插一些适时的注释、问答和讨论而不是留在会后。